Бизнес-процессы — это повторяемые действия, через которые компания создает результат: привлекает клиента, продает, выполняет работу, получает оплату и поддерживает сервис.

Пока процесс живет только в голове сотрудников, им сложно управлять. Его нельзя нормально автоматизировать, делегировать и улучшать.

Когда пора описывать процессы

  • задачи делаются каждый раз по-разному;
  • новички долго обучаются;
  • клиенты получают разный сервис;
  • руководитель контролирует всё вручную;
  • ошибки повторяются, но не разбираются.

Как описать процесс

  1. Назовите процесс и результат.
  2. Определите вход и выход.
  3. Опишите роли участников.
  4. Разложите шаги по порядку.
  5. Отметьте точки контроля.
  6. Зафиксируйте частые ошибки и исключения.

Что искать при анализе

  • лишние согласования;
  • ручной перенос данных;
  • ожидание ответа;
  • дублирование задач;
  • непонятную ответственность;
  • узкие места и зависимости от одного человека.

Как улучшать

Улучшение процесса не всегда начинается с автоматизации. Иногда достаточно убрать лишний шаг, изменить форму заявки, назначить владельца или сделать шаблон документа.

FAQ

Нужно ли описывать все процессы сразу?

Нет. Начните с процесса, который чаще всего ломается или влияет на деньги.

В каком виде описывать процесс?

Подойдет схема, таблица, чек-лист или регламент. Важно, чтобы команда реально этим пользовалась.

Когда подключать автоматизацию?

После того как процесс понятен и повторяем. Автоматизация хаоса редко дает хороший результат.

Что делать дальше

Материалы про управление, процессы и автоматизацию можно прислать в BizLever через форму публикации.